Relatórios e rentabilidade

Os relatórios ficam em Financeiro → Relatórios. Todos saem em PDF, e os analíticos também em Excel — no Excel os valores vêm como número, prontos para a planilha somar.

Para abrir Financeiro → Relatórios é preciso ter a permissão de ver dados financeiros. Por padrão ela é do Owner, do Sócio, do Advogado Sênior, do Advogado, do Paralegal, do Auxiliar Administrativo e do Financeiro. O Advogado Júnior, o Estagiário, o Assistente e a Recepcionista não a têm: para eles a página abre com Acesso negado, e um grupo de segurança pode concedê-la (veja a tabela O que cada papel faz, em Criar o escritório e convidar a equipe, seção 4).

Quem vê só os casos de que participa — por padrão, o Advogado e o Paralegal, entre os que geram relatórios — vê, em cada relatório, só o que é desses casos. A taxa de êxito pede também a permissão de ver casos.

O que cada plano inclui

Relatório	Solo	Escritório	Banca	Corporativo
Relatório de horas	✓	✓	✓	✓
Pré-fatura	✓	✓	✓	✓
Produtividade — horas por advogado	—	✓	✓	✓
Receitas vs previsões	—	✓	✓	✓
Taxa de êxito por tipo e advogado	—	✓	✓	✓
Rentabilidade	—	—	✓	✓

O relatório que o seu plano não inclui aparece na tela com um cadeado, dizendo a partir de que plano ele está disponível, e o botão Ver planos leva a Configurações → Plano e consumo. A regra vale também fora da tela: o sistema recusa gerar o relatório que o plano não inclui, venha o pedido de onde vier.

Trocou de plano? O pacote novo vale na hora.

Sem permissão para ver contratos

Os termos do contrato — o tipo e o valor do honorário, o valor da hora combinado no contrato, o percentual de êxito e o valor do contrato — são de quem tem permissão para ver contratos, mesmo que a pessoa possa ver dados financeiros. Por padrão, o Paralegal e o Auxiliar Administrativo geram relatórios sem ver contratos. Para eles:

• a pré-fatura não traz a linha do honorário de cada caso (o número do contrato continua);
• na pré-fatura e na previsão de receitas, a hora que só tem valor pelo valor da hora do contrato aparece sem valor e fica fora do total — a hora com valor próprio, lançado nela, continua valorada;
• na rentabilidade, a coluna Honorário não aparece, e o Valor das horas conta só o valor lançado em cada hora.

O documento sempre avisa, no rodapé, que os termos foram omitidos e, quando há horas faturáveis sem valor, quantas são — as que não têm valor nenhum e as que só têm o do contrato, numa conta só (separá-las diria qual é o tipo do honorário) —, para um total menor não passar pela soma de tudo. A tela de relatórios também avisa antes do download. Quem precisa do documento completo pede a permissão de ver contratos (ela pode vir de um grupo de segurança) ou pede o relatório a quem a tem. O relatório de horas, a produtividade e a taxa de êxito não têm termos do contrato e saem iguais com ou sem essa permissão.

Uma coisa a saber ao decidir quem fatura: quem pode emitir faturas gera a fatura a partir das horas do contrato, e o valor dela sai calculado pelo valor da hora. A tela não mostra o valor da hora, mas dividir o total da fatura pelas horas faturadas chega a ele. É consequência de a cobrança ficar visível a quem cobra — não há como faturar sem ver quanto se fatura.

O relatório de rentabilidade

Responde quanto cada caso, cliente, advogado ou tipo de caso rendeu num período. Escolha a Visão, o período (obrigatório, até 24 meses) e, se quiser, um cliente.

O que cada coluna quer dizer

• Horas — todas as horas lançadas no período, faturáveis ou não.
• Faturáveis — as horas lançadas como faturáveis.
• Valor das horas — horas faturáveis × valor da hora. O valor é o do lançamento; se o lançamento não tem, vale o honorário por hora do contrato — a mesma conta da pré-fatura. Hora faturável sem valor nenhum não é valorada, e o rodapé do relatório diz quantas horas ficaram assim. Sem permissão para ver contratos, só o valor lançado em cada hora conta (veja Sem permissão para ver contratos).
• Faturado — faturas emitidas no período e não canceladas. É o mesmo critério do relatório Receitas vs previsões, então os dois batem.
• Recebido — os pagamentos de faturas com data no período, mais os reembolsos de despesa recebidos diretamente no período.
• Despesas — as despesas que o escritório adiantou e pagou no período. Despesa apenas planejada ainda não saiu do caixa, e despesa paga pelo cliente nunca foi custo do escritório: as duas ficam fora.
• Resultado — Recebido − Despesas.
• Resultado/hora — o resultado dividido pelas horas lançadas. Sem hora lançada, aparece “—”.
• Honorário (só na visão por caso, e só para quem pode ver contratos) — o que o contrato do caso prevê. Se o contrato não tem valor definido, o relatório escreve “sem valor” — ele não inventa um número.

O relatório usa o regime de caixa: conta o dinheiro quando ele entra ou sai, não quando a fatura é emitida. Por isso uma fatura emitida em março e paga em abril aparece no Faturado de março e no Recebido de abril.

Fatura cancelada sai do relatório junto com os pagamentos que ela tinha recebido. Se o cliente já tinha pago parte dela, o crédito ou o estorno a ele se acerta fora do relatório. Caso excluído continua no relatório, marcado como (excluído), com as horas, as despesas e o dinheiro que teve no período.

Despesa repassada ao cliente entra como Despesa quando é paga e como Recebido quando o cliente devolve — pela fatura ou pelo reembolso direto. Quando a devolução é integral, as duas se anulam, e o que sobra no resultado é o honorário.

O que não entra

O custo do tempo da equipe. O SysJur não conhece salários nem custo por hora de cada pessoa, e um custo inventado faria o resultado parecer exato sem ser. O tempo aparece como horas e como resultado por hora — que é justamente o número que diz se um caso, um cliente ou um tipo de causa compensa o tempo que consome.

Como uma fatura se divide entre casos

A fatura é do contrato, e um contrato pode ter vários casos. O relatório divide cada fatura assim:

1. Pelo que ela cobrou. Se a fatura foi gerada a partir de horas e de despesas, cada caso recebe a parte proporcional ao que dele foi cobrado. O centavo que sobra da divisão vai para a maior fração, e a soma das partes é sempre o valor da fatura.
2. Contrato de um caso só. Fatura sem horas ou despesas vinculadas (honorário fixo, êxito, fatura lançada à mão) vai inteira para o único caso do contrato.
3. Contrato com vários casos e fatura sem vínculo. Não há como saber de qual caso ela é. O relatório não reparte por estimativa: mostra o valor numa linha própria de não atribuído, no fim da tabela. Na visão por cliente essa linha não existe — o cliente da fatura é conhecido.

Na visão por advogado, as horas e o que elas faturaram vão para quem lançou; despesas, reembolsos e faturas sem horas vão para o responsável pelo caso.

Com essas regras, o total de cada coluna é o mesmo nas quatro visões: mudar a visão muda como o dinheiro se agrupa, nunca quanto dinheiro há.

Se você acompanha só alguns casos, o relatório mostra só eles, e a fatura de contrato com vários casos que não pôde ser dividida não aparece — o rodapé avisa.