Documentos e modelos

Guardar os arquivos do processo, organizar por pasta, pedir documentos ao cliente, classificar o que ele confiou ao escritório e gerar PDFs a partir de modelos com os dados do caso.

O grupo Documentos do menu tem quatro telas:

Documentos — todos os arquivos do escritório que você pode ver, num lugar só.
Envios do cliente — o que o cliente mandou pelo portal e ainda espera conferência.
Classificação — os documentos que ainda precisam de uma declaração sobre por que ficam com o escritório.
Modelos — textos com marcadores que viram PDF preenchido com os dados de um caso.

O arquivo, porém, entra pelo caso: é na ficha do caso que se envia documento, pede documento ao cliente e manda para assinatura.

Quem faz o quê

O que	Quem pode, por padrão
Ver documentos	Owner, Sócio, Advogado Sênior, Advogado¹, Advogado Júnior¹, Paralegal¹, Auxiliar Administrativo e Financeiro
Enviar documentos e pedir documentos ao cliente	Owner, Sócio, Advogado Sênior, Advogado¹, Advogado Júnior¹ e Paralegal¹
Excluir documentos	Owner, Sócio, Advogado Sênior e Advogado¹
Ver Envios do cliente	quem vê casos: Owner, Sócio, Advogado Sênior, Advogado¹, Advogado Júnior¹, Paralegal¹, Estagiário¹ e Assistente¹
Classificar documentos e registrar a entrega	Owner, Sócio, Advogado Sênior e Advogado¹
Ver os modelos	Owner, Sócio, Advogado Sênior, Advogado, Advogado Júnior, Paralegal, Auxiliar Administrativo e Financeiro
Criar, editar e excluir modelos e Gerar PDF	Owner, Sócio, Advogado Sênior e Advogado¹

¹ Só nos casos de que a pessoa participa. Os modelos são do escritório inteiro; o PDF, porém, só se gera para um caso que a pessoa vê.

O que o papel não faz pode ser concedido a uma pessoa por um grupo de segurança (veja Criar o escritório e convidar a equipe, seção 4).

1. Enviar um documento

Na ficha do caso, cartão Documentos → Enviar documento: escolha o arquivo e, se quiser, uma pasta.

Formatos: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG ou TXT, até 25 MB por arquivo.
O conteúdo é conferido. Um arquivo renomeado para .pdf que não é PDF é recusado, com o motivo.
Arquivo repetido é aceito, mas a tela avisa: “Documento enviado — é idêntico a «nome», que já estava aqui.” Assim você decide se quer manter as duas cópias.
Não há controle de versões. Enviar uma versão nova de um arquivo cria outro documento, ao lado do anterior; para não confundir, dê nomes que digam a versão (contrato-v2.pdf) ou exclua o que ficou velho.

A pasta é um rótulo. Você digita o nome no envio (Petições, Contratos…) e ele organiza a lista; não há pastas a criar antes, nem como mover o documento depois. Duas pastas se preenchem sozinhas: os PDFs gerados de modelo entram em Gerados, e os documentos assinados eletronicamente, em Assinados.

2. A lista de documentos

Tela “Documentos” com o filtro por pasta e a lista: nome, vínculo com o caso, pasta, tamanho, quem enviou — num deles, o cliente, pelo portal, com quem aceitou e quando — data e o botão Baixar

Em Documentos → Documentos estão os arquivos do escritório que você pode ver, de todos os casos, com o Vínculo (o caso ou o cliente), a Pasta, o Tamanho, Enviado por e a Data. O documento que o cliente mandou pelo portal aparece como enviado por ele, pelo portal, com quem o aceitou e quando. A lista mostra até 100 documentos; para achar um mais antigo, filtre pela pasta ou abra o caso.

Filtrar por pasta mostra só a pasta digitada — escreva o nome exatamente como foi dado no envio, com as mesmas maiúsculas e acentos.

Baixar baixa o arquivo. Excluir pede confirmação e não pode ser desfeito. Três exceções:

o documento que o cliente confiou ao escritório e ainda não lhe foi entregue pede um motivo para sair — veja Excluir um documento do cliente que ainda não foi entregue, em Cadastrar clientes, casos e contratos;
o documento sob preservação não pode ser excluído enquanto ela valer;
o documento já mandado para assinatura eletrônica não pode ser excluído.

Para mandar um PDF para assinatura, use o botão Assinar no cartão Documentos do caso — veja Enviar um documento para assinatura.

3. Pedir documentos ao cliente

Na ficha do caso, cartão Documentos pedidos ao cliente → Pedir documentos. Escreva um item por documento (até 20 itens, “comprovante de residência dos últimos 3 meses”) e, se quiser, uma observação. A observação é lida pelo cliente, no portal e no e-mail — não escreva nada interno nela.

Pedir e avisar o cliente cria a lista e manda um e-mail ao cliente com os itens, se ele tiver e-mail no cadastro. Sem e-mail, o pedido é criado do mesmo jeito e o cliente o vê no portal, e a confirmação da tela avisa que ele não tem e-mail cadastrado: avise-o pelo seu canal. Se o e-mail não sair por outro motivo, a confirmação também diz. O e-mail não traz link: ele diz para o cliente abrir o link do portal que o escritório mandou. Por isso, antes de pedir, confira se o cliente já tem o link do portal (veja Abrir o portal do cliente).

Depois de criado, o pedido não se edita nem se cancela: para pedir outra coisa, faça um pedido novo.

No cartão, cada pedido mostra quem pediu, quando e quantos itens já foram enviados — o mesmo número que o cliente vê. Cada item fica Aguardando o cliente, Enviado — conferir ou Aceito; o item recusado volta a Aguardando o cliente, com o motivo que você escreveu.

4. Envios do cliente

O que o cliente manda pelo portal não entra direto no processo: espera conferência na fila Documentos → Envios do cliente e no cartão Enviados pelo cliente do caso. Aceitar, recusar e cancelar um envio estão em Abrir o portal do cliente, seção 5.

5. Classificação: por que o documento fica com o escritório

Para cumprir a LGPD, o SysJur precisa saber, de cada documento do cliente, por que ele continua com o escritório — a finalidade (Mandato em curso, Obrigação legal ou regulatória, Prestação de contas, Defesa profissional do escritório ou Sem finalidade remanescente) — e se o que o cliente confiou ao escritório já lhe foi entregue. É isso que decide, num pedido de eliminação do titular, o que sai e o que fica, e por quanto tempo.

A fila de Documentos → Classificação mostra o que falta declarar. A tela só aparece para quem pode classificar (por padrão, Owner, Sócio, Advogado Sênior e Advogado). Como declarar, registrar a entrega, revisar uma finalidade vencida e trocar uma finalidade estão em Documentos do cliente: classificar e registrar a entrega, em Cadastrar clientes, casos e contratos.

6. Modelos

Um modelo é um texto com marcadores — {{client.name}}, {{case.cnj_number}} — que o SysJur substitui pelos dados de um caso para gerar um PDF: procuração, contrato de honorários, petição simples.

Diálogo “Editar modelo”: nome, categoria, descrição, os botões de “Inserir variável” (Título do caso, Número CNJ, Nome do cliente, CPF/CNPJ do cliente…) e o corpo de uma procuração com os marcadores

Criar um modelo

Em Documentos → Modelos → Novo modelo: Nome, Categoria (Petição, Contrato, Procuração ou Outro), Descrição (opcional) e o Corpo.

Use os botões de “Inserir variável” para pôr um marcador onde está o cursor. É o jeito seguro: o marcador sai escrito do jeito que o SysJur entende.
Marcador obrigatório: acrescente * antes do fechamento — {{client.name*}}. Sem o dado no caso, o PDF não é gerado. Sem o *, o marcador sem dado sai em branco no documento.
Marcador que o SysJur não conhece não é salvo. Enquanto você digita, a tela avisa os marcadores fora do catálogo ou mal escritos ({{Client.Name}}, {{cliente.nome}}), com a sugestão do certo; e Salvar recusa o modelo até corrigir. Assim nenhum documento sai com uma lacuna ou com o marcador impresso.

As variáveis disponíveis:

grupo	variáveis
Caso	título, tipo, status, número CNJ, tribunal, juiz(a), vara, instância
Contrato	número, valor
Cliente	nome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone, endereço
Parte adversa	nome, CPF/CNPJ — da primeira parte adversa do caso
Escritório	nome, CNPJ, endereço

Três cuidados com o que a variável imprime:

CPF e CNPJ válidos saem com a pontuação (000.000.000-00); passaporte e outros documentos saem como foram digitados.
Tipo e status do caso saem com o rótulo da tela (Ação Judicial, Aberto), e a instância sai só como o número.
Valor do contrato só é preenchido para quem pode ver contratos: para os demais, ele fica em branco — ou, se o marcador for obrigatório, a tela diz que outra pessoa precisa gerar o documento. E o contrato sem valor definido conta como dado faltante: com o marcador obrigatório o PDF não é gerado; sem o *, o valor sai em branco.

O corpo é texto simples. Cada quebra de linha vira um parágrafo, e uma linha em branco vira um espaço entre parágrafos; não há negrito, itálico nem tabela. Para um documento com formatação elaborada, gere o PDF e complete-o fora, ou mantenha o modelo no seu editor de texto.

Gerar o PDF

Na lista de modelos, Gerar PDF → escolha o caso. Antes de gerar, a tela confere as variáveis daquele caso e lista, pelo nome técnico (client.document), as obrigatórias sem valor — preencha o dado no caso ou no cliente, ou torne a variável opcional no modelo. Sem pendência, diz quantas variáveis o modelo usa e libera Gerar e baixar, que cria o PDF, salva nos documentos do caso (pasta Gerados, com o nome do modelo no nome do arquivo) e o baixa. Cada geração cria um documento novo.

O PDF leva no cabeçalho o nome, o CNPJ e o endereço do escritório — com um fio na cor primária, se ela estiver definida em Configurações → Escritório —, o título Contrato ou Procuração para essas categorias, o corpo preenchido, e no rodapé “Gerado em” — a data e a hora de Brasília — e o número da página. O logotipo não entra.

Confira sempre o documento gerado antes de usá-lo. O SysJur preenche o que está cadastrado; se o endereço do cliente está desatualizado, o PDF também estará.

O que fazer em seguida

Com o documento pronto, o passo natural é colher a assinatura: veja Enviar um documento para assinatura.

Página revisada em 18 de outubro de 2026.